Lo básico de IT que todo gerente y administrativo debe de entender para sobrevivir.


No se asuste con el término IT, significa Information Technology o Tecnología Informática y si esta leyendo esto, probablemente esté usando varios tipos de IT ( messenger, website, email, red social, impression via printer o fotocopiadora) de forma simultánea y sin esfuerzo. Y este artículo tiene una mala noticia y muchísimas buenas noticias que le serán muy útiles si quiere tener una idea generalizada de las oportunidades que ofrece el IT actual a empresas.

La mala noticia: Si se duerme, se lo lleva la corriente, y la corriente está fuerte. Toda empresa o negociante independiente que quiera sobrevivir y crecer deberá explotar de forma inteligente las ventajas proveídas por sistemas informáticos de moda ( App, servidores, networks privados, email, bases de datos, automatizaciones, medios digitales de vigilancia, software administrativo, software contable, medios digitales de publicidad, backups, etc) pues no tener las ventajas o ahorros que provee la tecnología significa mínimo dejar de crecer y en el peor de los casos perder totalmente el negocio dejando que otras empresas o individuos que si los están aprovechando se coman ese pedazo del mercado que antes era suyo. Entonces, para empezar con lo amargo y dejar lo dulce de último, y si algo bueno se llevará de este artículo es entender que las empresas que no adquieren y administran nuevas tecnologías de forma estratégica, están destinadas al fracaso, la frustración y el olvido PORQUE las nuevas tecnologías incrementan capacidades y reducen costos. No pude competir con empresas que pueden hacer mas con menos de lo que usted puede hacer. Recuerde que el costo de NO tener la palanca de la tecnología será tarde o temprano, muchísimo más caro, que invertir el tiempo en aprender a usar estas tecnologías.

Las buenas noticias: La automatización de procesos de una empresa se pueden iniciar con opciones gratis o de bajo costo y si son costo-efectivas, se puede incrementar el nivel de interacción e inversión en tecnología.  Esto no es de un dia, es un cambio de paradigma que lleva varias fases a lo largo del tiempo, al inicio se usa solo lo básico, luego los colaboradores de una empresa empiezan a ahorrar tiempo o mejorar resultados usando de forma más avanzada el software. Finalmente el beneficio que provee el software llega a su límite, y si todavia existe oportunidad de crecimiento se avanza a un software más caro, culminando en software creado desde 0 a las medidas exactas requeridas por una sola empresa. De cualquier forma, iniciar con aplicaciones (Programas) de bajo costo o gratuitas es una excelente forma de empezar a usar la herramienta y poco a poco encontrar como se maximiza el valor que provee a la empresa. Esto quiere decir que por muy poco o nada de dinero se puede apalancar de IT para procesos empresariales, y que es casi una obligación usarlos, por lo que aquí algunas ideas dignas de compartir.

  • Comunicación empresarial interna y externa – Iniciando con el email que puede conseguirse gratuitamente en gmail, hotmail, ZoHo Mail, entre otros. Que usos y ventajas provee el email.
    • Lo obvio es que es más barato, y más rápido que una llamada o un mensajito de texto.
    • Luego, entender que es ya un estándar de comunicación inclusive para hacer y pactar acuerdos por escrito. El email tiene la gracia de que sirve de referencia bilateral para cualquier pacto o acuerdo, si bien la ley está algo gris en cuanto a la validez legal, el recordatorio es suficiente para que la responsabilidad moral y ética de los dos grupos respeten lo acordado.
    • El email personalizado, por ejemplo info@tecniservicios.net tambien provee cierta credibilidad, pues un dominio tiene que estar registrado y tiene una conexión directa a una tarjeta de crédito que a la vez significa que hay un banco en algún lugar del mundo que hizo un estudio y otorgó esa tarjeta a alguien. Por lo que tener un email personalizado es mejor que tener un email genérico, pues le da más seguridad a los clientes y aliados de una empresa.
    • El email es lo más básico en comunicación empresarial, también hay otras herramientas para comunicarse en nombre de una empresa como software de mensajes instantáneos o IMs y Redes Sociales, por ejemplo WhatsApp como herramienta de Marketing, Facebook Fanpage como herramienta de ventas, entre otras redes sociales. Finalmente hay sistemas de chats personalizables, hechos para crear grupos de trabajo que se comuniquen en tiempo real, para ellos se puede recomendar Slack, que permite crear canales de comunicación ( tipo grupos de whatsapp) controlados por un solo administrador.

  • Procesos comunes y críticos en toda empresa: Facturación, Contabilidad, Inventarios y Reportes – Idealmente, se puede automatizar todos procesos críticos de una empresa, desde el ingreso de un pedido o compra hasta un software contable que automatice la impresión de la factura, actualización de los libros contables y registro de inventarios e inclusive en envío de una orden de entrega a bodegas o repartidores en otros puntos del mundo. Estos controles y automatización de procesos se agrupan en softwares catalogados como ERPs. El uso de ERPs incluyen sub-programas contables, de inventarios, de facturación y de comunicación con otros steakholders de la empresa. Los ERPs o Sistemas de planificación de recursos empresariales tienen diversos costos, desde los que cuestan millones de dólares al año, como estos, hasta los gratuitos. Si, existen ERPs como SAAS y Software de ERP tipo Open Source que se pueden empezar a usar desde ya por poco dinero e inclusive gratis. Todos recomiendan procesos específicos de uso de su software y tal vez lo más costoso es la curva de aprendizaje, sin embargo, una vez dominado el tema e implementados los procesos, es innegable las ventajas que ofrece el uso de un ERP.
  • Recordatorios automáticos de reuniones y asistencia administrativa. Usando cualquier software gratuito o pagado de calendario, ( google Docs, ZoHo Docs, SimplyBookMe, entre muchos otros). Se pueden enviar invitaciones, se guarden respuestas de asistencia, se envíen recordatorios a horas especificadas antes del evento e inclusive se puede automatizar el proceso por el cual se acuerda una cita entre un cliente o prospectivo cliente y un proveedor.
  • Creación y Envío de Cotizaciones o Encuestas: En base a formatos es posible crear procesos automatizados que inician con un formulario y en base a las respuestas del formulario se genere y envíe una cotización. Es también posible automatizar el seguimiento con clientes. Este tipo de procesos se llaman automatizaciones de mercadeo, que se mezclan un poco con el online marketing y lead generation. Los procesos de cotización pueden ser llenados en línea por personas ajenas a la empresa y un software puede, en base a la información especificada por el prospecto, enviar un email automatizado enviar una cotización a la medida, con copia al equipo de ventas. Una forma fácil de hacer eso es combinar el software gratuito de GoogleDocs con la version gratuita de Zapier para automatizar respuestas en base a requisitos de los clientes. También, para ahorrarse el costo de ir a hacer encuestas, tabular, y el tiempo que esto significa, existen Google Forms y SurveyMonkey entre muchos otros.
  • Administración de proyectos: Aplicaciones web como lo son ASANNA, Trello, basecamp son SAAS que ofrecen un nivel gratuito con algunas limitaciones pero que efectivamente sirven para administrar proyectos de forma dinámica. La mayoría de estos ofrecen:
    • Creación y administración de usuarios con acceso a una página web privada con contenido que describe el las tareas, proyectos, asignaciones y estado del proyecto.
    • Asignación de tareas específicas con desglose de requisitos, fecha de entrega, nombre de responsables y recordatorios automáticos de cuándo se debe entregar una tarea y seguimiento automatizado.
    • Informes de actividades realizadas, en progreso y pendientes.
    • Registro de tiempo invertido en la resolución de cada tarea, estadísticas de desempeño de personal.
    • Foro interno ( dividido en base a proyectos o tareas) tipo comentarios, para discutir tareas y compartir archivos adjuntos o links.

  • Procesos de Mercadeo Online y Relaciones Públicas: De los procesos más lucrativos en el mundo de la internet es la publicidad, la cual a llegado al punto en donde hay agencias que se especializan en proveer todo el proceso de descubrimiento, crecimiento y entrega de prospectos de venta (Sales Leads). Aqui algunas herramientas de mercadeo importantes:
    • Página web con catálogo de productos y servicios, idealmente con carretilla de compra. Si un potencial cliente tiene que comparar empresa X que NO tiene una página web versus una empresa www.tecniservicios.net, es obvio que el cliente se sentirá más inclinado a ver los servicios y escoger entre los servicios o productos disponibles en la página web en ves de ir en persona a platicar una tienda. Es más barato, es más rápido y por lo tanto más fácil para un cliente prospecto investigar una página de internet que ir a ver a su competencia. *Recuerde que por mucha tecnología que tenga, si la calidad es baja, el cliente no volverá.
    • Publicidad en Línea: Básicamente la publicidad en línea es poner un anuncio propio en las pantallas ( móviles o de computadoras e inclusive de televisores y radios en línea) de posibles clientes. No es lo mismo poner un anuncio de rosarios en oferta frente a un evangélico que frente a un católico devoto. No es lo mismo ofrecerle un carro último modelo a un niño de 5 años que aun ejecutivo exitoso. En otras palabras, la publicidad en línea ofrece el beneficio de saber y preseleccionar a quienes es que se les mostrará la publicidad, para que cada vez que se muestre, tenga las máximas posibilidades de que la audiencia se convierta en un cliente. Esto cambia el juego totalmente, pues inclusive la forma en que se ofrece un producto y/o servicio varía en relación a la audiencia. Todo esto se puede porque se puede medir el resultado de cada estrategia de publicidad en tiempo real y de forma automática, permitiendo que los mercadólogos cibernéticos puedan llegar a comprobar matemáticamente cuál es el retorno económico de cada medio de publicidad utilizado. Para ello se puede probar con Google Adwords, Twitter Ads, Facebook Ads o buscar blogs o páginas locales.
    • Automatización de procesamiento de prospectos de venta: La automatización de procesamiento de los prospectos de venta o “Lead Nurturing” consiste en recibir información de contacto de posibles clientes y automatizar el seguimiento y el crecimiento de la relación con el prospecto, mediante email, llamadas, re-targeting, mensajitos de texto, etc. hasta que este esté listo para comprar. Una metodología altamente funcional para ello, que fusiona la automatización de procesamiento de posibles clientes con la maximización de adquisición de prospectos de venta utilizando IT se llama Mercadeo Entrante. Aquí una lista de softwares para el mercadeo entrante.
    • CRMs o Customer Relations Manager: Una vez se tengan relaciones bien definidas con clientes, es decir, ya han comprado, es importantísimo mantener vivas esas relaciones, pues la mayoría de las personas prefieren lo bueno conocido a lo mejor por conocer. En este sentido, se puede utilizar la natural resistencia al cambio en todo ser humano como ventaja para convertir a clientes en clientes repitentes.  Aquí una lista de CRMs con versiones gratuitas.

Finalmente importante estresar que ni la herramienta más sencilla funciona por sí sola, es importante saber usarlas y por lo tanto, la inversión más grande de toda implementación de IT es la curva de aprendizaje. Un profesional con la herramienta más sencilla puede hacer más que un novato con la herramienta más cara y/o novedosa.

Recuerde que Tecniservicios.net ofrece servicios de implementacion y capacitacion en IT, desde mantenimiento preventivo y re-abilitación de comptutadoras viejas hasta la compra e implementación de multiples de toda una empresa. Estamos para servirle.

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